目次
送付状はなぜ必要なのか
送付状は会社案内を取引先や新規顧客に向けて発送するときに必要です。送付状の添付には以下の3つの意味があります。
- ・挨拶で警戒心を解く
- ・会社案内の送付であることを伝える
- ・相手の興味を会社案内に向ける
それぞれの意味を見ていきましょう。
挨拶で警戒心を解く
対面でのビジネスでは、いきなり本題に入るのではなく挨拶から商談を始めます。同様に会社案内の送付でも、挨拶や日頃の感謝を伝えてから始めると、失礼にならず信用感を得られるのです。
本来ならば相手に持参して届けるべき会社案内を、送り手の都合により郵送したことを詫びる気持ちも表現できます。
特に、面識のない相手に会社案内を送付する場合に、送付状は欠かせません。突然に自分の元へDMが届けば、警戒感を抱くこともあるでしょう。相手が不信に思えば、会社案内に目を通さずに捨てる可能性もあります。
挨拶の言葉を添えた送付状には、受け取った相手の警戒感を解き、好印象を与える意味があるのです。
会社案内の送付であることを伝える
送付状には会社案内の送付を相手に通知する役割があります。場合によっては以下の3点を記載します。
| 記載項目 | 内容 |
|---|---|
| 送付の目的 | 忙しい相手に配慮した簡潔な要件を記載 |
| 同封資料の内容 | 送付した会社案内などの資料の種類と数を記載 |
| 補足説明 | 会社案内に書き込めない説明を補足 |
送付状により相手が郵便物の中身を把握できるように作成しましょう。
相手の興味を会社案内へ向ける
会社案内を相手に読んでもらうために、送付状には興味を引く要素を簡潔に盛り込みましょう。
たとえば新規営業で発送する場合には、相手の悩みや課題に寄り添い、問題解決につなげる姿勢で商品やサービスを案内します。販売目的を前面に押し出さないスタンスが重要です。
送付状で相手が会社案内に関心を持てば、スムーズに手に取り読み進めてくれるでしょう。
送付状の書き方・例文
会社宛ての送付状は手紙のような縦書きではなく横書きが基本です。送付状を作成のポイントを以下の2つにまとめました。
- ・書き方
- ・例文
それぞれを詳しく見ていきましょう。
書き方
送付状にはA4の用紙を使います。文字は明朝体かゴシック体にし、11～12ポイントの読みやすい大きさを選びましょう。送付状に記載する項目は上から順に以下のとおりです。
| 項目 | 記載する位置 | 記載内容 |
|---|---|---|
| 送付年月日 | 右詰 | 送付する日付を記載 |
| 宛先の会社名と氏名 | 左詰 | 会社・部署名は「御中」個人名は「様」を記載 |
| 差出人の会社名と氏名 | 右詰 | 会社名、住所、TEL、FAXや担当者を記載 |
| 表題 | 中央 | 送付の目的を記載 |
| 頭語 | 文頭 | 拝啓と記載 |
| 挨拶文 | 頭語から1文字空けて記載 | 「例文」で具体的に例示 |
| 本文 | 挨拶文から改行して記載 | 「例文」で具体的に例示 |
| 結語 | 文末 | 敬具と記載 |
| 記 | 中央 | 箇条書きの始めの言葉を記載 |
| 送付内容 | 左詰 | 送付内容を箇条書きで記載 |
| 以上 | 右詰 | 箇条書きの締めの言葉を記載 |
受取先の会社名は（株）や（有）などと記載せずに正式名称で書きましょう。
例文
会社案内に添える送付状の例文を以下の3パターンに分けてご紹介します。
- ・挨拶文
- ・本文
- ・締めの文
- ＜挨拶文の例＞
- ・貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- ・日頃は格別のご高配を賜り厚く御礼を申し上げます。
- ・時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
- ＜本文の例＞
- ・下記の通り会社案内をお送り致しますので、ご査収をお願い申し上げます。
- ・早速ではございますが、会社案内をお送り致しましたので、ご査収をお願い申し上げます。
- ・弊社ではこの度、○○のご用意を始めましたので、ご案内申し上げます。
- ＜締めの文の例＞
- ・恐れ入りますが、ご不明な点がございましたら、お問い合わせいただきますようお願い申し上げます。
- ・何卒、ご検討いただきますようお願い申し上げます。
- ・今後とも、よろしくお願い申し上げます。
新規営業で会社案内を送付するときには、本文で商品やサービスのメリットにも触れると良いでしょう。
送り方で気をつけたいのは、送付状のセットの方法です。受け取った相手がすぐに読めるよう1番上にセットします。
送付状はメールで送ってもOK？
郵送の際には送付状を添付するのが一般的なビジネスマナーです。メールは会社案内の郵送が終わったことを相手に伝える役割があります。事前にメールが届いていれば相手に会社案内の到着日が伝わり、心の準備ができるためです。
- ・相手から会社案内の送付の依頼を受けたとき
- ・自発的に会社案内を送付したとき
上記のどちらの場合でも送付が済んだあとは相手にメールで連絡しましょう。メールに掲載する内容は以下のとおりです。
- ・件名
- ・発送日時
- ・到着日の目安
- ・送付物の内訳
メールの件名では会社案内が送付済みだと相手にわかる内容にします。件名だけで内容がわかるメールは相手の確認の手間を省く役割を果たすため、相手は自社に対する印象が良くなるでしょう。
まとめ
送付状は相手と会社案内をつなぐ重要な役割を果たします。パッと読んだだけで中身を把握できるよう簡潔でわかりやすい内容を心がけましょう。
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